Archiver les factures
Gérer les factures
L'archivage des factures est une excellente pratique pour maintenir une interface de gestion propre et organisée. Plugin.ch gère l'archivage automatiquement après un délai d'une année, mais vous pouvez aussi archiver manuellement à tout moment. Ce tutoriel vous montre comment.
Archivage automatique après 1 an
Plugin.ch archive automatiquement vos groupes de factures une année après leur création. Cela allège votre interface sans perdre vos données.
Identifier les groupes archivés
Les groupes archivés automatiquement ne s'affichent pas dans la liste par défaut. Pour les voir, vous devez activer l'affichage des groupes archivés.
Afficher/Masquer les groupes archivés
Cliquez sur le bouton pour basculer entre affichage normal et affichage des archives.
Archiver manuellement un groupe
Vous pouvez archiver manuellement un groupe avant la date d'archivage automatique. C'est utile pour organiser votre interface rapidement.
Accéder à la gestion des factures
Allez dans FACTURE / GERER LES FACTURES.
Cliquer sur l'icône d'archivage
Localisez le groupe que vous souhaitez archiver et cliquez sur son icône d'archivage.
Confirmer l'archivage
Un message de confirmation apparaît. Confirmez votre intention d'archiver le groupe.
Groupe archivé avec icône visible
Une fois archivé, le groupe disparaît de la liste par défaut mais une icône d'archivage s'affiche dessus s'il s'affiche à nouveau.
Icône d'archivage sur les factures
Les factures du groupe archivé affichent aussi une icône d'archivage en colonne 2 de la liste.
Restaurer un groupe archivé
Vous pouvez désarchiver un groupe à tout moment pour le ramener dans votre liste active.
Afficher les archives et désarchiver
Activez l'affichage des groupes archivés, puis cliquez à nouveau sur l'icône d'archivage du groupe pour le désarchiver. Le groupe revient dans votre liste active, bien que les icônes d'archivage sur les factures restent visibles.
Bonnes pratiques d'organisation
Archivez régulièrement les vieux groupes
Maintenez votre liste de factures propre en archivant les groupes de plus de 6 mois. Cela ne supprime rien, mais allège votre interface quotidienne.
Utilisez des noms descriptifs pour les groupes
Des noms comme "Licences 2024" ou "Abonnements Été 2024" sont beaucoup plus faciles à retrouver en archives que "Factures 1" ou "Groupe A".
Vérifiez avant d'archiver
Avant d'archiver un groupe, assurez-vous que toutes les factures pertinentes sont imprimées/envoyées et que les paiements ont été traités.
Plugin.ch conserve l'historique complet de toutes vos factures, même archivées. Vous pouvez consulter n'importe quel document ancien via la recherche ou l'historique des membres. L'archivage est simplement une organisation visuelle, pas une suppression.
Tutoriel Plugin.ch — Gérer les factures